GESTION D'UNe copropriété

A l'origine, le site de gestion de la copropriété a été développé pour servir d'espace de travail au conseil syndical. Par la suite, dans notre copropriété, son utilisation a été étendue aux groupes suivants :  Propriétaires, Occupants, Relation avec la régie, Commission espaces verts, Relation avec le prestataire espaces verts,  et quelques autres.

Depuis la mise en service du site,  la qualité des relations humaines au sein de la copropriété s'est nettement améliorée, et la contestation des décisions prises a disparue.

L'objectif de la gestion d'une copropriété est multiple :

  • Créer un lien de communication entre les différents groupes de personnes dont les rôles et responsabilités sont différents
  • Mémoriser les données importantes par dossier pour les rendre consultables facilement.
  • Organiser les réunions et les votes

Le site de gestion de copropriété a été conçu dans cet esprit : permettre à chacun de s'exprimer sur le site (demande, information, débat, dépôt de fichier, ...) et avertir le groupe concerné qu'il y a une nouvelle publication.

Les groupes concernés peuvent être les propriétaires, occupants, membre du conseil syndical, lien avec la régie,  ... (liste non exhaustive). On peut ajouter tout groupe, par exemple si l'immebuble a 4 cages d'escalier, créer un groupe par cage d'escalier.

Cette gestion par groupe permet de limiter la diffusion des interventions aux seuls membres concernés. Le conseil syndical, ou la commission espaces verts par exemple disposent ainsi d'un espace de travail privé et ne communique en dehors de ce groupe si nécessaire que le résultat de son travail.

Un membre peut appartenir à plusieurs groupes (on peut être propriétaire ET occupant, ET ...)

Chaque page peut comporter du texte, mais aussi des fonctions (modules) :

  • Un module de fichiers attachés, qui permet d'associer des données qui ne sont pas saisies à la main par les membres (photos, devis, ...).
  • Un module de vote à bulletins ouverts qui permet de prendre les décisions à l'intérieur d'un groupe en toute transparence.
  • Un module de recherche de la meilleure date de réunion (un peu comme doodle) .
  • Un module de gestion de dossiers qui permet de classer l'information par sujet (chaque dossier peut contenir
    • des fichiers attachés,
    • un vote,
    • un débat,
    • une recherche de date de réunion)
  • Un module d'agenda qui permet de diffuser les dates importantes et d'accepter les inscriptions des membres concernés. ilept être remié au module de recherche de date de rendez-vous (quand la date a été choisie, on la passe dans l'agenda d'un simple clic). Chacun peut inscrire sa participation à un élément (réunion, action, ...) de l'agenda 
  • Un module d'historisation et communication qui rappelle par envoi de mails aux personnes concernées les dernières actions (débat, fichier, ...)consultables.

Sur le site, chaque groupe dispose d'une ou plusieurs pages qui peuvent être

  • page de pure information contenant du texte, des liens et des fichiers attachés 

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  • page de débat général (un peu comme un forum) ou on parle de sujet qui ne sont pas (encore) dans un dossier et qui peut contenir aussi des fichiers attachés

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  • Page de dossiers  (chaque dossier se comporte comme une page qui peut comporter  un débat, des fichiers attachés, une recherche de réunion et un vote)

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Le vote ne se pratique normalement que sur un dossier qui correspond a un sujet précis. Il est systématiquement à bulletins ouvert

Exemple de dossier de conseil syndical ayant entraîné un vote

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La recherche de la meilleure date se fait également sur un dossier qui correspond a un sujet précis

Exemple de recherche de date pour une réunion de conseil syndical (Le 6 octobre a été retenu et transféré dans l'agenda)

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